Przechowywanie dokumentacji pracowniczej — 10 lat, e-akta

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz pozostałe dokumenty dotyczące stosunku pracy.¹ W tym artykule wyjaśniamy, jak ustalić okres ich przechowywania, prowadzić e-akta i chronić archiwum w obu postaciach. Zasadniczo dokumenty przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Od tej reguły są wyjątki².

Czym jest dokumentacja pracownicza w postaci papierowej i elektronicznej?

Postać dokumentacji pracowniczej oznacza sposób jej prowadzenia: na papierze albo elektronicznie. Od tego wyboru zależą zasady porządkowania dokumentów, ich udostępniania i ochrony. Art. 94¹¹ Kodeksu pracy potwierdza równoważność dokumentacji prowadzonej i przechowywanej elektronicznie oraz papierowej².

Pracodawca nie musi wybierać jednej postaci dla całej dokumentacji pracowniczej.³ Może podjąć decyzję osobno dla poszczególnych zbiorów, zamiast obejmować nią całe archiwum. Akta osobowe może więc prowadzić na papierze, a odrębną dokumentację dotyczącą stosunku pracy – elektronicznie⁴.

Jak przejść z akt papierowych na elektroniczne?

Zmiana postaci akt papierowych na elektroniczną zaczyna się od ustalenia, które dokumenty mają zostać przeniesione. Trzeba też zaplanować, jak będą porządkowane i udostępniane po zmianie. Art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy wymaga opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy².

• Zakres przeniesienia określa, które dokumenty obejmuje zmiana postaci. Spis pomaga sprawdzić, czy niczego nie pominięto⁵.
• Odwzorowanie cyfrowe zapisuje treść papierowego dokumentu w pliku. Przygotowane skany trzeba sprawdzić pod kątem kompletności i czytelności.
• Identyfikacja dokumentu pozwala powiązać plik z pracownikiem i rodzajem sprawy. W odnalezieniu go pomagają nazwa pliku oraz metadane, czyli informacje opisujące dokument.
• Weryfikacja zmiany postaci wymaga sprawdzenia przepisów przed uznaniem plików za dokumentację elektroniczną. To samo dotyczy decyzji o dalszym postępowaniu z papierowymi oryginałami.

Po przeniesieniu dokumenty powinny tworzyć kompletny, czytelny zbiór. Każdy plik musi też trafić do akt właściwego pracownika.

Czym są e-akta i na czym polega ich prowadzenie?

E-akta są aktami osobowymi prowadzonymi elektronicznie, nie zaś folderem z przypadkowo zapisanymi skanami. Dokumenty trzeba przypisywać do pracowników, utrzymywać ich porządek i kontrolować dostęp. Pomaga w tym repozytorium: miejsce przechowywania plików wraz z informacjami, które pozwalają je wyszukać i przypisać do akt. Zgodnie z § 9 pkt 4 rozporządzenia system e-akt musi identyfikować osoby mające dostęp i rejestrować wprowadzane przez nie zmiany⁶.

Kiedy wybrać akta papierowe, a kiedy elektroniczne?

Wybór postaci akt zależy od tego, jak firma przechowuje dokumenty, odnajduje je i przyznaje dostęp. Obie postacie są prawnie równoważne, co potwierdza art. 94¹¹ Kodeksu pracy². O przydatności rozwiązania przesądza więc również organizacja pracy z aktami.

Poniższa tabela porównuje przechowywanie i wyszukiwanie akt w obu postaciach oraz związane z nimi ograniczenia organizacyjne.

Postać akt warto dobrać do sposobu korzystania z dokumentów. Równie ważna jest możliwość ich zabezpieczenia przez cały wymagany okres.

Czym są akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza?

Akta osobowe dotyczą przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika. Pozostała dokumentacja pracownicza obejmuje zapisy dotyczące spraw ze stosunku pracy, prowadzone w odrębnych zbiorach. Taki podział pomaga ustalić miejsce dokumentu jeszcze przed jego archiwizacją. Obowiązek oddzielnego prowadzenia tych zbiorów wynika odpowiednio z § 2 i § 6 rozporządzenia⁶.

Tabela pokazuje, jakie dokumenty należą do poszczególnych zbiorów. § 6 rozporządzenia wymienia cztery rodzaje dokumentacji poza aktami osobowymi: dotyczącą czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia oraz przydziału odzieży i obuwia roboczego⁶.

Na czym polega prowadzenie akt osobowych i pozostałych dokumentów pracownika?

Prowadzenie akt osobowych wymaga przypisywania dokumentów do odpowiednich części akt pracownika. Pozostałe zapisy kadrowe trzeba utrzymywać w odrębnych zbiorach. Części A, B i C odpowiadają etapom zatrudnienia, a część D służy dokumentom dotyczącym kar pracownika; usuwa się je po zatarciu kary.⁷ Aktualnie § 3 rozporządzenia przewiduje pięć części akt osobowych: A, B, C, D i E⁶.

Jak porządkować i przechowywać oświadczenia oraz dokumenty w aktach osobowych?

Oświadczenia i dokumenty w aktach osobowych trzeba umieścić we właściwej części, ułożyć chronologicznie, ponumerować i uwzględnić w jej wykazie.⁷ Ten porządek powinien pozostać czytelny także po dołączeniu nowych pism. Wymogi dotyczące chronologii, numeracji i wykazu każdej części akt określa § 4 ust. 1 rozporządzenia⁶.

Jak wydawać kopie dokumentacji pracowniczej?

Kopię dokumentacji pracowniczej wydaje się pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie uprawnionej. Trzeba przy tym uwzględnić postać, w której dokumenty są prowadzone i przechowywane⁷. Przed przygotowaniem kopii należy sprawdzić uprawnienie odbiorcy oraz zakres jego żądania. Na koniec warto skontrolować, czy kopia obejmuje wszystkie żądane dokumenty⁸.

Jak zabezpieczyć i uporządkować papierowe oraz elektroniczne archiwum kadrowe?

Archiwum kadrowe uporządkuj według pracowników i rodzajów spraw. Dostęp do akt przyznawaj tylko osobom, które potrzebują go do pracy. Art. 32 ust. 1 lit. b RODO przewiduje stosowne środki służące ciągłemu zapewnianiu poufności, integralności i dostępności systemów przetwarzania danych⁹.

• Akta papierowe przechowuj w oznaczonych teczkach przypisanych do pracowników. Teczki umieść w zamykanym miejscu.
• Dokumenty elektroniczne opisuj tak, by plik można było przypisać do pracownika i rodzaju dokumentu. Sprawdź też, czy nazwy odróżniają pisma dotyczące tej samej sprawy.
• Uprawnienia dostępu przyznawaj osobom obsługującym dokumentację. Cofaj je, gdy dana osoba przestaje wykonywać te zadania.
• Procedury zabezpieczania dokumentacji elektronicznej powinny obejmować dostęp, przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych.⁷ Ustal również, kto wykonuje kopie i jak sprawdza możliwość odtworzenia plików.

Dobrze uporządkowane archiwum pozwala znaleźć dokument bez udostępniania całych akt. W przypadku dokumentacji elektronicznej § 9 pkt 5 rozporządzenia wymaga skutecznego wyszukiwania na podstawie metadanych⁶.

Ile lat trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Dla osób zatrudnionych przed 2019 r. zasadniczo jest dłuższy¹⁰. Przy ustalaniu terminu trzeba także uwzględnić ponowne zatrudnienie i ewentualne postępowanie, w którym akta mogą być dowodem.

Tabela zestawia podstawowe okresy przechowywania według daty pierwszego zatrudnienia oraz warunki ich skrócenia.

Dane w tabeli: 1,10,11,12

Jak długo przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem?

Dokumenty związane z zatrudnieniem trzeba najpierw przypisać do właściwej kategorii. Jeden termin nie pasuje do wszystkich zapisów kadrowych. Okresy dotyczące wybranych rodzajów dokumentów pokazuje tabela.

Dane w tabeli: 2,13

Dokumentacja będąca dowodem we wszczętym postępowaniu pozostaje u pracodawcy do jego prawomocnego zakończenia. Nie można jej jednak przechowywać krócej niż przez podstawowy okres¹⁰. Termin wskazany w poprzedniej tabeli nie wystarcza więc do wyznaczenia daty usunięcia takich akt.

Kiedy można zniszczyć akta po upływie okresu przechowywania?

Akta pracownicze można skierować do zniszczenia dopiero po upływie okresu przechowywania i terminu odbioru. Pracownik ma czas na odbiór do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania¹⁴. Wskazanie 30 dni na odbiór¹⁰ nie oznacza tego samego co koniec następnego miesiąca kalendarzowego².

Nieodebraną dokumentację pracodawca niszczy tak, aby nie dało się jej odtworzyć.¹⁴ Na zniszczenie ma 12 miesięcy.^1,2

Od jakiej daty liczyć okres przechowywania akt pracowniczych?

Okres przechowywania akt pracowniczych ustala się na podstawie dat zatrudnienia i zakończenia stosunku pracy. Przy powrocie pracownika trzeba sprawdzić, czy dokumentacja powinna być kontynuowana. Jeżeli wraca on w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, pracodawca kontynuuje akta. Okres ich przechowywania liczy wówczas od końca roku, w którym ustał ostatni stosunek pracy¹⁰. Ta ostatnia data wyznacza więc początek liczenia terminu dla kontynuowanej dokumentacji².

Akta pracownicze w szczególnych sprawach i u zewnętrznego usługodawcy

Akta pracownicze w szczególnych sprawach również trzeba przypisywać do właściwych zbiorów. Dotyczy to także elektronicznego archiwum obsługiwanego przez biuro rachunkowe. Oznaczenia powinny pozwalać pracodawcy znaleźć sprawę i ustalić, kto ma dostęp do plików.

Jakie dokumenty powstają w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy oraz dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i korzystania z niego. Należą do niej również dokumentacja wynagrodzeń i ewidencja przydziału odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej⁷. W tych zbiorach znajdują się na przykład karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i karta ewidencji przydziału odzieży oraz obuwia roboczego.

Jak oznaczać kategorie dokumentów w archiwum kadrowym?

Kategorie dokumentów w archiwum kadrowym oznaczaj w sposób, który pozwala rozróżnić rodzaj sprawy, pracownika i datę pisma. Taki opis przydaje się także po przeniesieniu dokumentu do innego miejsca.

• Identyfikator pracownika przypisz do jego dokumentów. Sprawdź, czy żaden z nich nie trafił do zbioru innej osoby.
• Rodzaj sprawy umieść w oznaczeniu teczki lub pliku. W całym archiwum używaj tych samych nazw kategorii.
• Data dokumentu pomaga ustalić kolejność zapisów. Zachowaj ją również po przeniesieniu pliku do innego folderu.

Spójne oznaczenia skracają szukanie konkretnego pisma. Nie trzeba wtedy przeglądać całych akt pracownika.

Jak dokumentować uzupełniający urlop macierzyński?

Uzupełniający urlop macierzyński dokumentuj jako odrębną sprawę dotyczącą uprawnienia pracownika. Powiąż wniosek z dokumentami stanowiącymi jego podstawę i z rozstrzygnięciem pracodawcy. Przed zamknięciem sprawy sprawdź aktualne wymagania dotyczące potwierdzenia uprawnienia. Zgromadzone pisma przypisz do pracownika tak, by dało się odtworzyć przebieg sprawy.

Co uwzględnić, gdy elektroniczne akta prowadzi biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe prowadzące elektroniczne akta powinno uzgodnić z pracodawcą zakres czynności, dostęp do dokumentów i sposób ich przekazania po zakończeniu współpracy. Pracodawca musi wiedzieć, kto dodaje pisma, zatwierdza przypisanie ich do pracownika i obsługuje żądania wydania kopii. Sama umowa z biurem nie zastępuje sprawdzenia, czy sposób prowadzenia akt spełnia wymagania prawne¹⁵.

Ryzyka i odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej wymaga kontroli kompletności akt, dostępu do nich i możliwości ich odczytania przez wymagany okres. Braki w tych obszarach utrudniają wydanie dokumentów pracownikowi. Mogą też przeszkodzić w wykazaniu przebiegu zatrudnienia.

Co sprawdzić przy zmianie postaci akt pracowniczych?

Zmiana postaci akt pracowniczych wymaga kontroli dokumentów po przeniesieniu. Trzeba sprawdzić ich kompletność, czytelność i przypisanie do właściwych osób. Pracodawca ustala także sposób potwierdzania odwzorowań i postępowania z dokumentami w dotychczasowej postaci. Sam skan nie przesądza o prawidłowej zmianie postaci akt.

Jakie mogą być skutki niewłaściwego przechowywania akt?

Niewłaściwe przechowywanie akt grozi utratą dokumentu, ujawnieniem danych osobie nieuprawnionej lub utratą możliwości odczytania zapisu. Za naruszenie przepisów o archiwizacji dokumentacji pracowniczej grozi grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł.¹³ Nie oznacza to, że każda usterka organizacyjna kończy się nałożeniem grzywny².

Jak chronić akta przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych?

Ochrona akt pracowniczych wymaga ograniczenia dostępu i zabezpieczenia miejsca przechowywania. Trzeba też sprawdzać, czy osoby uprawnione nadal mogą odczytać potrzebne dokumenty.

• Dostęp do akt przyznawaj zgodnie z obowiązkami służbowymi. Sprawdzaj, czy osoby bez upoważnienia nie mogą otworzyć teczki ani pliku.
• Stan dokumentów kontroluj podczas pracy z archiwum. Zgłaszaj uszkodzone pisma papierowe i nieczytelne pliki.
• Odtwarzanie plików sprawdzaj według przyjętej procedury. Zapisana kopia nie daje jeszcze pewności, że będzie można ją odczytać.

Jak sprawdzić, czy sposób przechowywania spełnia wymagania prawne i organizacyjne?

Kontrola sposobu przechowywania powinna porównywać wymagania przepisów z faktycznym obiegiem dokumentów w firmie. Sprawdź zakres akt, przyznane dostępy, możliwość wydania kopii i terminy dotyczące poszczególnych zbiorów. W systemie elektronicznym sprawdź te zasady na dokumentach; sama deklaracja dostawcy nie wystarczy do oceny¹¹.

Ewidencja czasu pracy: co dokumentować i jak przechowywać zapisy?

Ewidencja czasu pracy powinna pokazywać przebieg pracy konkretnej osoby i dostarczać zapisów potrzebnych do rozliczenia wynagrodzenia. Pracodawca prowadzi ją osobno dla każdego pracownika. Powinien też zachować powiązanie zapisów z dokumentami wyjaśniającymi nieobecności i zmiany rozkładu pracy.

• Godziny pracy zapisuj przy właściwym pracowniku i dniu. Przed rozliczeniem wynagrodzenia sprawdź poprawność wpisów.
• Nieobecności oznaczaj tak, aby można było ustalić ich rodzaj. Każdy zapis powiąż z dokumentem dotyczącym danej nieobecności.
• Zmiany zapisów dokumentuj wraz z informacją o zakresie i podstawie poprawki. Zachowaj możliwość wyjaśnienia korekty pierwotnego wpisu⁸.
• Dostęp do ewidencji ogranicz do osób wykonujących zadania kadrowe i płacowe. Zapisy przechowuj tak, by można je było odczytać i wydać uprawnionej osobie.

Kompletna ewidencja łączy zapis czasu pracy z pracownikiem i dniem. Pozwala też ustalić podstawę rozliczenia.

Zmiany przepisów dotyczących akt pracowniczych i warunków ich przechowywania

Zmiany przepisów o dokumentacji pracowniczej wymagają sprawdzenia aktualnego brzmienia Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przy aktualizacji archiwum trzeba osobno rozpatrzyć zasady prowadzenia akt i obowiązki informacyjne wobec pracownika¹¹.

Rozporządzenie z 9 maja 2023 r. a prowadzenie akt pracowniczych

Rozporządzenie z 9 maja 2023 r. trzeba uwzględnić przy sprawdzaniu obecnego układu akt osobowych. Opis pierwotnego rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazywał 4 części akt¹. Dla 2025 r. wskazano 5 części. Oznaczenia teczek i plików należy więc porównać z aktualnym brzmieniem przepisów^3,16.

Zmiany dotyczące świadectwa pracy i dokumentacji zatrudnienia

Świadectwu pracy towarzyszy odrębna informacja o przechowywaniu dokumentacji, jeśli stosunek pracy nawiązano od 2019 r.¹⁷ Powinna ona obejmować poniższe kwestie.

• Okres przechowywania dokumentacji wskazuje pracownikowi, jak długo pracodawca zachowa jego dokumenty.¹⁷
• Możliwość odbioru dokumentacji informuje pracownika, że może ją odebrać po upływie okresu przechowywania.¹⁷
• Zniszczenie nieodebranej dokumentacji stanowi wskazany w informacji skutek jej nieodebrania.¹⁷

Informację o przechowywaniu można przekazać na papierze lub elektronicznie. Przesłanie jej e-mailem nie wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego¹⁷.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. a dokumenty pracownika

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. wymaga sprawdzenia, do których zbiorów trafiają dokumenty dotyczące objętych nią spraw. Data nowelizacji sama w sobie nie wskazuje miejsca przechowywania każdego pisma pracownika. O przypisaniu do akt osobowych albo pozostałej dokumentacji decydują rodzaj pisma i aktualne przepisy wykonawcze¹¹.

Temperatura i wilgotność w archiwum papierowym: co regulują przepisy?

Temperaturę i wilgotność w archiwum papierowym warto kontrolować ze względu na stan i czytelność dokumentów. Nie należy jednak przypisywać dokumentacji pracowniczej jednej wartości granicznej bez wskazania przepisu, który ją ustanawia. Pracodawca powinien ocenić warunki pomieszczenia, ryzyko zawilgocenia i stan teczek. Wymagania dotyczące ochrony akt trzeba odróżniać od parametrów przyjętych wewnętrznie dla danego archiwum¹⁸.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.