Instrukcja kancelaryjna — co zawiera, wzór

Instrukcja kancelaryjna określa, co dzieje się z dokumentacją od jej wpływu lub wytworzenia aż do przekazania do archiwum albo zniszczenia.¹
W artykule wyjaśniamy, co powinna zawierać, jak dostosować wzór do organizacji i czym różni się od instrukcji archiwalnej. Rozporządzenie z 18 stycznia 2011 r. obejmuje instrukcję kancelaryjną, wykazy akt i instrukcję archiwalną; przepisy te ujęto łącznie w sześciu załącznikach².

Czym jest instrukcja kancelaryjna i kogo dotyczy?

Instrukcja kancelaryjna porządkuje pracę z pismami i aktami spraw w jednostce. Wskazuje, jakie czynności wykonują pracownicy, lecz tryb jej ustalenia zależy od rodzaju jednostki i właściwych przepisów³.
Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej właściwe organy i kierownicy jednostek publicznych określają ją w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych⁴.

Kto musi mieć instrukcję kancelaryjną?

Jednostka organizacyjna objęta przepisami kancelaryjnymi stosuje instrukcję właściwą dla swojego typu. Samo prowadzenie dokumentacji w zakładzie pracy nie oznacza obowiązku stosowania instrukcji dla administracji publicznej. Instrukcje mogą opracowywać urzędy centralne dla jednostek podległych albo same zakłady pracy.^5,6
Paragraf 1 rozporządzenia dotyczy wskazanych organów samorządowych, wojewódzkiej administracji zespolonej i obsługujących je urzędów, a nie prywatnych zakładów pracy².

W opisie dotyczącym państwowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, mowa o zatwierdzeniu instrukcji przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po roboczym uzgodnieniu z właściwym archiwum.⁵
Trzeba jednak odróżnić ten opis od obecnego brzmienia ustawy. Art. 6 ust. 2 wymaga określenia instrukcji w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, nie przewiduje zaś odrębnego zatwierdzenia⁴.

Jakie przepisy regulują instrukcję kancelaryjną w danym typie jednostki?

Podstawa instrukcji kancelaryjnej zależy od tego, czy jednostka stosuje rozporządzenie, czy ustala własne przepisy kancelaryjne i archiwalne. Poniższa tabela zestawia oba tryby z rodzajem jednostki i podmiotem określającym przepisy⁶.

Rozporządzenie rozdziela te zagadnienia między załączniki. Załącznik nr 1 zawiera instrukcję kancelaryjną, nr 2–5 – wykazy akt dla różnych podmiotów, a nr 6 – instrukcję archiwalną².

Dane w tabeli: 6

Najpierw trzeba ustalić rodzaj jednostki. To od niego zależy, czy stosuje przepisy z rozporządzenia, czy ustala je w porozumieniu z organem archiwalnym.
Tryb rozporządzenia wynika z art. 6 ust. 2a–2b ustawy archiwalnej, a ustalanie własnych przepisów w porozumieniu z NDAP – z art. 6 ust. 2⁴.

Czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt i jak współdziała z instrukcją kancelaryjną?

Jednolity rzeczowy wykaz akt klasyfikuje dokumentację według rodzaju spraw. Pozwala przypisać sprawę do klasy; instrukcja kancelaryjna opisuje z kolei czynności wykonywane z jej dokumentacją.
Analiza instrukcji kancelaryjnych uczelni przedstawia budowę współczesnego wykazu jako złożoną z 4 elementów.⁷ Pierwszy poziom klasyfikacji może obejmować maksymalnie dziesięć klas oznaczonych pojedynczymi cyframi od 0 do 9².

Przy opisie pracy z wykazem warto oddzielić klasyfikację od rejestracji i znakowania. Zgodnie z § 5 ust. 3 instrukcji znak sprawy tworzą oznaczenie komórki, symbol klasy z wykazu, kolejny numer sprawy oraz rok jej rozpoczęcia⁸.

• Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do odpowiedniej ewidencji z klasą wybraną z wykazu.
• Znakowanie pism łączy pismo ze sprawą, której ono dotyczy.
• Stosowanie wykazu oznacza przypisanie dokumentacji do klasy odpowiadającej przedmiotowi sprawy.

Klasa z wykazu porządkuje akta także po zakończeniu sprawy. Przykładowo kategoria B5 oznacza minimalny pięcioletni okres przechowywania, liczony od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy⁹.

Co powinna określać instrukcja kancelaryjna w rejestrowaniu, obiegu i przechowywaniu dokumentów?

Instrukcja kancelaryjna powinna opisywać czynności biurowe, system kancelaryjny, obieg dokumentacji, załatwianie spraw oraz przechowywanie i przekazywanie akt do archiwum zakładowego.⁷
Czytelny zapis wskazuje, która komórka wykonuje daną czynność i dokąd trafiają akta po zakończeniu sprawy. Według § 63 ust. 1 instrukcji teczki spraw zakończonych przekazuje się do archiwum po dwóch latach, liczonych od 1 stycznia następnego roku¹⁰.

Zakres dokumentacji trzeba określić niezależnie od sposobu pracy z pismami. Przykładowa instrukcja Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych obejmuje dokumentację bez względu na technikę wytworzenia, postać fizyczną i zawarte informacje, o ile prawo nie stanowi inaczej.¹
W tej instrukcji dokumenty składane przez pracowników w sprawach zatrudnienia traktuje się jako przesyłki wpływające.^1,11

Jakie zasady i procedury powinny znaleźć się w instrukcji?

Procedury kancelaryjne powinny wskazywać, kto przyjmuje przesyłkę, prowadzi sprawę i odpowiada za dalszy los akt. Przy uzgadnianiu instrukcji bierze się pod uwagę zwłaszcza rejestrowanie spraw, znakowanie pism, przechowywanie dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum zakładowego.⁵
Instrukcja rozróżnia rejestry przesyłek wpływających i wychodzących, dzięki czemu odbiór i wysyłkę ewidencjonuje się osobno⁸.

• Przyjęcie przesyłki określa postępowanie punktu kancelaryjnego z papierem, przesyłką elektroniczną i informatycznym nośnikiem danych.
• Dekretacja oznacza skierowanie dokumentu do komórki lub osoby odpowiedzialnej za załatwienie sprawy.
• Prowadzenie akt sprawy określa, jak łączyć pisma dotyczące tej samej sprawy.

Instrukcja kancelaryjna powinna pozwalać ustalić, kto odpowiada za dokument na każdym etapie obiegu.
Paragraf 31 ust. 1–2 instrukcji wymaga dołączania dokumentów do akt w EZD oraz uzupełniania metadanych sprawy, przesyłek i pism⁸.

Jak opracować, sprawdzić i wdrożyć instrukcję w organizacji?

Instrukcja kancelaryjna powinna odzwierciedlać rzeczywisty podział zadań, przypisywać odpowiedzialność za poszczególne czynności i odpowiadać używanemu obiegowi dokumentów.
Porównanie instrukcji uczelni wskazuje, że dokument KUL słabiej precyzuje czynności kancelaryjne, odpowiedzialne komórki i używane pojęcia.⁷ Analizowane instrukcje wprowadzono na KUL w 2002 r., na UMCS w 2008 r., a na Uniwersytecie Śląskim w 2012 r.⁷

Jak dostosować wzór instrukcji do struktury i procesów organizacji?

Wzór instrukcji kancelaryjnej należy dostosować do struktury organizacyjnej jednostki i przypisać wykonawcę każdej opisanej czynności.
Właściwy organ albo kierownik jednostki organizacyjnej określa dostosowaną instrukcję w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych⁴.

• Komórki organizacyjne powinny odpowiadać za czynności, które faktycznie wykonują. Nazw stanowisk nie należy zachowywać tylko dlatego, że znalazły się w cudzym wzorze.
• Pojęcia kancelaryjne powinny pasować do dokumentów jednostki i przyjętego w niej sposobu pracy.
• Koordynator czynności kancelaryjnych powinien mieć określony zakres nadzoru. W przykładowej instrukcji NDAP kierownik wyznacza go m.in. do nadzoru nad doborem klas z wykazu akt i prowadzeniem akt spraw.¹

Przykładowa instrukcja NDAP powierza funkcję koordynatora archiwiście albo odpowiednio przygotowanemu pracownikowi.¹
Gotowy tekst trzeba omówić z osobami, które wykonują opisane czynności, aby wychwycić zapisy niedopasowane do codziennej pracy.

Jak odwzorować zasady instrukcji w elektronicznym obiegu dokumentów i systemie DMS?

Instrukcja kancelaryjna powinna określać, jak wykonuje się i dokumentuje czynności w systemie EZD, w tym prowadzenie rejestrów, dekretację oraz podpisywanie dokumentów elektronicznych.⁷
Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu¹².

• Metadane opisują pismo lub przesyłkę i powinny odpowiadać polom używanym przy rejestracji. W przykładowej instrukcji NDAP rejestr w EZD jest raportem generowanym z tych metadanych.¹
• Dekretacja w systemie powinna odpowiadać uprawnieniom osób kierujących dokument do właściwej komórki.
• System tradycyjny wspomagany przez EZD wymaga wskazania czynności wykonywanych na papierze oraz tych prowadzonych w systemie.

Wdrożenie instrukcji warto zakończyć sprawdzeniem jej na rzeczywistej sprawie. Pracownik powinien umieć przeprowadzić opisany obieg, odnaleźć dokumenty i ustalić informacje o przebiegu sprawy.

Instrukcja archiwalna a kancelaryjna – podział zadań przy przechowywaniu akt

Zakres instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej zestawia poniższa tabela.
Granicą odpowiedzialności jest przekazanie akt wraz z informacją, która pozwala ustalić, jakich spraw dotyczą.

• Przechowywanie w komórce organizacyjnej dotyczy akt pozostających u pracowników prowadzących sprawy.
• Przejęcie przez archiwum zakładowe obejmuje przyjęcie, ewidencjonowanie i przechowywanie przekazanej dokumentacji, zarówno materiałów archiwalnych, jak i dokumentacji niearchiwalnej.
• Reorganizacja lub likwidacja jednostki wymaga ustalenia, kto przejmie dokumentację i odpowiedzialność za jej dalsze przechowywanie. Sposób postępowania zależy od przepisów właściwych dla jednostki.

Podział zadań powinien jasno wskazywać osobę lub komórkę odpowiedzialną za akta przed przekazaniem do archiwum zakładowego. Musi też określać odpowiedzialność po ich przejęciu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dokumenty składane przez pracownika w sprawach zatrudnienia mogą być traktowane jako przesyłki wpływające?

Tak — przykładowa instrukcja NDAP traktuje je jako przesyłki wpływające.

Czy informacja, że instrukcja wymaga zatwierdzenia przez NDAP, zawsze opisuje aktualny tryb?

Nie. Obecne brzmienie art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej mówi o określeniu instrukcji w porozumieniu z NDAP, bez odrębnego zatwierdzenia.

Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentacji kategorii B5?

Od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy; B5 oznacza minimalny pięcioletni okres przechowywania.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny ma taki sam skutek prawny jak własnoręczny?

Tak. Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Co należy ustalić przy likwidacji jednostki w sprawie jej dokumentacji?

Trzeba wskazać, kto przejmie dokumentację i odpowie za jej dalsze przechowywanie.

Stan prawny na: październik 2026.