Archiwum zakładowe i kategorie archiwalne

Archiwum zakładowe przechowuje akta zakończonych spraw: materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną. Instrukcja Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach obejmuje dokumentację bez względu na sposób jej wytworzenia i postać fizyczną.¹ Archiwum tego urzędu gromadzi akta kategorii A i B ze wszystkich komórek organizacyjnych.¹
Jak ustalić kategorię akt i przygotować je do przekazania? Artykuł opisuje też zasady prowadzenia ewidencji. Podział na kategorię A i kategorię B wyznacza zakres zasobu archiwum².

Czym jest archiwum zakładowe i jak przebiega przekazywanie do niego akt?

Archiwum zakładowe przejmuje akta od komórek, które prowadziły sprawy. Następnie ewidencjonuje dokumentację i udostępnia ją według zasad obowiązujących w danej jednostce. Przed przekazaniem trzeba przygotować akta, sporządzić spis zdawczo-odbiorczy i sprawdzić, czy wykaz odpowiada zawartości teczek. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Katowicach działa jedno archiwum zakładowe.¹
Akta prowadzone tradycyjnie trafiają tam najpóźniej po dwóch pełnych latach kalendarzowych, liczonych od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy³.

Jaką rolę pełni archiwum zakładowe w zarządzaniu dokumentacją?

Archiwum zakładowe Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach ewidencjonuje i zabezpiecza dokumentację. Udostępnia też akta, prowadzi kwerendy, inicjuje brakowanie i przygotowuje materiały dla archiwum państwowego. Do jego zadań należy również skontrum, czyli porównanie przechowywanych akt z ewidencją.¹
Materiały kategorii A przekazuje się do właściwego archiwum państwowego niezwłocznie po 25 latach od wytworzenia, chyba że trafiły tam wcześniej⁴.

Archiwum Starostwa Powiatowego w Wyszkowie udostępnia akta kategorii A i B do celów służbowych oraz naukowo-badawczych.⁵ Przy korzystaniu służbowym obecny jest pracownik archiwum; tylko on wyszukuje akta.⁵
Badanie dokumentacji poza archiwum wymaga zgody Starosty Wyszkowskiego.⁵ W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne wypożyczenie akt poza archiwum wymaga pisemnej zgody Wójta Gminy i spisania wypożyczonej dokumentacji.⁶

Jak zorganizować archiwum zakładowe i prowadzić ewidencję akt?

Zasady działania archiwum zakładowego zapisuje się w instrukcji danej jednostki. Instrukcja Urzędu Gminy Dubicze Cerkiewne określa sposób przechowywania i udostępniania akt. Reguluje również przekazywanie materiałów kategorii A do archiwum państwowego oraz brakowanie dokumentacji kategorii B.⁶
Archiwum prowadzi pracownik urzędu, który ukończył kurs archiwalny.⁶ Materiały kategorii A pozostają w tym archiwum przez 25 lat.⁶

MW ARCHIWA oferuje obsługę archiwum w siedzibie klienta. Zakres usługi obejmuje porządkowanie i ewidencję dokumentów, udostępnianie akt, brakowanie oraz przygotowanie materiałów do przekazania.⁷ Dostawca kieruje usługę do firm prywatnych, spółek miejskich i podmiotów sektora publicznego; przykładowy harmonogram zakłada dostępność przez 2 dni w tygodniu.⁷
Według deklaracji dostawcy rozliczenie może być tygodniowe, miesięczne albo jednorazowe, zależnie od liczby zadań.⁷ Są to warunki konkretnej usługi, nie reguły obowiązujące wszystkie archiwa zakładowe.

Jak przygotować dokumenty do przekazania do archiwum zakładowego?

Komórka przekazująca akta do archiwum Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach musi je uporządkować i przypisać do właściwej kategorii.¹ Następnie ujmuje dokumentację w spisach zdawczo-odbiorczych. Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną wpisuje się do osobnych spisów.¹
W przypadku spisów papierowych WUP wymaga czterech egzemplarzy dla kategorii A i trzech dla kategorii B³.

Tabela pokazuje, ilu egzemplarzy spisów wymaga Urząd Gminy Dubicze Cerkiewne przy poszczególnych rodzajach dokumentacji i czynnościach.

Dane w tabeli: 6

Kto odpowiada za przekazanie i przejęcie akt?

Komórka organizacyjna przygotowuje akta, a archiwista sprawdza je przed przejęciem. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Katowicach może odmówić przyjęcia dokumentacji nieuporządkowanej lub niezgodnej ze spisem. Podstawą odmowy są także braki i błędy w samym spisie.¹
Przed przekazaniem trzeba więc porównać zawartość akt z ich ewidencją. Przesłanki odmowy wskazuje § 15 ust. 1 instrukcji archiwalnej WUP².

Czym są kategorie archiwalne i jak kwalifikować dokumenty?

Kategorie archiwalne rozróżniają materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Od kwalifikacji zależą zasady dalszego postępowania z aktami. Kategorię ustala się dla akt konkretnej sprawy, nie na podstawie nazwy pojedynczego pisma.
Kategoria A oznacza przechowywanie wieczyste. Przy symbolu B liczba określa czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach⁸.

Jak ustalić kategorię archiwalną konkretnego dokumentu?

Aby ustalić kategorię, trzeba odnaleźć rodzaj sprawy we właściwym wykazie akt i odczytać przypisany mu symbol. Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach stosuje wykazy obowiązujące w czasie powstawania i gromadzenia dokumentacji. Wyjątek stanowi sytuacja, w której przepis szczególny nakazuje inne postępowanie.¹
Należy więc sięgnąć do wykazu właściwego dla okresu prowadzenia sprawy². Wykaz akt WUP ma cztery poziomy symboli klasyfikacyjnych, oznaczone w tabeli jako I, II, III i IV⁹.

Jakie rodzaje dokumentacji podlegają kwalifikacji archiwalnej?

Kwalifikacja archiwalna dotyczy akt spraw niezależnie od kategorii, do której ostatecznie trafią. Rodzaj sprawy ustala się według symbolu we właściwym wykazie akt.
W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne jednolity rzeczowy wykaz akt określa okresy przechowywania dokumentacji kategorii B.⁶

Co oznaczają symbole kategorii archiwalnych?

Symbole kategorii archiwalnych wskazują, co dalej dzieje się z aktami. Oznaczeń B, Bc i BE nie można stosować zamiennie. Różnią się sposobem postępowania po zakończeniu przechowywania albo wykorzystania dokumentacji.
Symbol BE10 oznacza, że po dziesięciu latach przechowywania dokumentacja podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego⁸.

Tabela zestawia symbole z rodzajem dokumentacji i dalszym postępowaniem. Przykładowo B5 oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez pięć pełnych lat kalendarzowych⁸.

Dane w tabeli: 5

Jakie ryzyka niesie błędne porządkowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji?

Błędy przy porządkowaniu, przechowywaniu i wydzielaniu akt do brakowania zwiększają ryzyko ich zagubienia lub przedwczesnego zniszczenia. Niezabezpieczona dokumentacja pozostawiona w miejscu dostępnym dla osób postronnych grozi ujawnieniem danych.¹⁰
Rozbieżności między aktami a ewidencją utrudniają ustalenie braków oraz wytypowanie dokumentów do wydzielenia. Wobec jednostek sektora finansów publicznych objętych art. 102 ust. 1 kara administracyjna za naruszenie ochrony danych może wynieść do 100 000 zł¹¹.

Podczas skontrum porównuje się przechowywane akta z ewidencją. Wykryte rozbieżności trzeba wyjaśnić przed wydzieleniem dokumentacji. Pracownik archiwum zakładowego Urzędu Gminy Dubicze Cerkiewne przegląda i wydziela dokumentację 1 raz w roku.⁶
Kontrola wewnętrzna tego archiwum odbywa się co najmniej 1 raz w roku. To czynność odrębna od przeglądu akt.⁶

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na wydzieleniu akt przeznaczonych do zniszczenia po spełnieniu wymaganych warunków. W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne brakowanie kategorii B wymaga zezwolenia archiwum państwowego. Akta przeznaczone na makulaturę trzeba pozbawić możliwości odczytania treści.⁶
Przed zniszczeniem należy sprawdzić kategorię dokumentacji, jej ewidencję i wymaganą zgodę. Akta kategorii B10 można wytypować do brakowania dopiero po dziesięciu pełnych latach przechowywania i ocenie ich przydatności⁸.

Jak wykorzystać DMS do ewidencji i wyszukiwania akt w archiwum zakładowym?

DMS, czyli system zarządzania dokumentami, może pełnić funkcję elektronicznej ewidencji archiwum i pomagać w wyszukiwaniu akt. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Katowicach narzędzia informatyczne mogą zastąpić ewidencję papierową pod warunkiem ochrony danych. Chodzi o zabezpieczenie ich przed nieupoważnioną zmianą i utratą.¹
Sama instrukcja nie potwierdza, że każdy produkt DMS ma takie mechanizmy. Trzeba je sprawdzić w dokumentacji konkretnego produktu.

• Metadane akt opisują dokumentację za pomocą pól ewidencji, takich jak komórka organizacyjna, znak sprawy i kategoria archiwalna. Przy konfiguracji systemu trzeba powiązać te pola z wpisem dotyczącym akt.
• Wyszukiwanie akt pozwala odnaleźć dokumentację na podstawie pól ewidencji. Przed wyborem systemu archiwista powinien sprawdzić, czy można przeszukiwać potrzebne mu pola.
• Uprawnienia i historia zmian pozwalają kontrolować, kto odczytuje lub edytuje wpisy. Dostęp do edycji należy ograniczyć do upoważnionych osób. Warto też sprawdzić, czy system zapisuje zmiany.
• Kopie zabezpieczające pomagają odzyskać elektroniczną ewidencję po utracie danych. W archiwum Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach kopię wykonuje się najpóźniej w ciągu 1 doby od zmiany danych, nie rzadziej niż 1 raz na 6 miesięcy, a odzyskanie danych muszą umożliwiać co najmniej 2 różne nośniki.^1,2

Elektroniczna ewidencja archiwum zakładowego pomaga odnaleźć wpis, gdy metadane odpowiadają aktom. Potrzebne są także kontrola dostępu i kopie pozwalające odzyskać dane.
Przy wyborze DMS należy ocenić repozytorium, pola metadanych, wyszukiwanie i uprawnienia. Punktem odniesienia powinny być zasady własnej jednostki.

Jak wyposażyć archiwum zakładowe i chronić przechowywane akta?

Ochrona akt wymaga odpowiedniego ustawienia regałów, kontroli warunków w magazynie i ograniczenia dostępu do pomieszczenia. Dokumentacji zagrażają między innymi wilgoć, pleśń i grzyby.¹⁰
Samo wyposażenie magazynu nie wystarczy. Trzeba regularnie sprawdzać stan lokalu i przechowywanych akt.

Jak wyposażyć pomieszczenie archiwum?

Magazyn archiwum zakładowego potrzebuje regałów, z których można bezpiecznie wyjmować i na których można układać akta. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Katowicach regały stacjonarne stoją co najmniej 5 cm od ścian. Przejścia między nimi mają w przybliżeniu co najmniej 80 cm szerokości.¹
Zalecenia wyposażenia wskazują półki o szerokości 40 cm przy ścianie i 80 cm w regałach wolnostojących. Określają też odstęp 15 cm między skrajnymi półkami a podłogą lub sufitem oraz wysokość regału nieprzekraczającą 2,15 m.^2,12

Warunki w magazynie sprawdza się przez pomiar temperatury, wilgotności i oświetlenia. W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne temperatura magazynu wynosi 14–18 °C, a wilgotność powietrza 50–65%.⁶
Wskazane maksymalne natężenie oświetlenia na poziomie podłogi magazynu archiwalnego wynosi 200 lx.¹²

Jak oznaczać i zabezpieczać przechowywane akta?

Opis teczki powinien pozwalać powiązać ją z ewidencją i miejscem na regale. W Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne materiały kategorii A przechowuje się oddzielnie od dokumentacji kategorii B.⁶
Do lokalu archiwum Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach można wejść tylko w obecności archiwisty.¹

Jak chronić dokumentację przed owadami?

Ochrona dokumentacji przed owadami wymaga kontroli czystości pomieszczenia i stanu teczek. Podczas przeglądu trzeba obejrzeć półki, opakowania oraz akta pod kątem śladów uszkodzeń. Dokumentację wymagającą oceny należy odizolować.
Dalsze postępowanie z wykrytym zagrożeniem trzeba dobrać tak, by nie uszkodzić akt.

Kiedy i na jakich zasadach wycofuje się dokumentację z archiwum?

Archiwum zakładowe Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach wycofuje dokumentację ze swojego stanu, gdy komórka organizacyjna wznawia sprawę.¹
Zmianę należy zapisać w ewidencji, aby wskazywała aktualne miejsce akt. Wycofanie nie jest brakowaniem. Dokumentacja wraca do prowadzonej sprawy, a nie trafia do zniszczenia.

Co zrobić z dokumentacją po likwidacji jednostki organizacyjnej?

Po likwidacji jednostki organizacyjnej dokumentację trzeba rozdzielić według kategorii archiwalnych. Dla każdej grupy akt należy ustalić dalszy tryb postępowania. Opisana procedura przewiduje wydzielenie materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwum zakładowym z dokumentacji niearchiwalnej.¹²
Dopuszcza także użyczenie materiałów archiwalnych jednostce sukcesyjnej na 10 lat.¹²

Archiwum zakładowe Starostwa Powiatowego w Wyszkowie przechowuje akta byłego Urzędu Rejonowego. Dokumentacja kategorii A czeka na odbiór przez archiwum państwowe, a akta kategorii B – na brakowanie.⁵
Ewidencja powinna zachować informację o pochodzeniu akt. Dzięki temu dokumentacji zlikwidowanej jednostki nie pomyli się z aktami jej następcy.

Tabela przedstawia zbiory archiwum Starostwa Powiatowego w Wyszkowie wraz z okresami pochodzenia akt.

Dane w tabeli: 5

Ewidencja akt po likwidacji powinna wskazywać jednostkę, z której pochodzą, ich kategorię oraz miejsce przechowywania.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.