Archiwizacja i przechowywanie dokumentów — firmy archiwizacyjne

Rhenus Office Systems Poland przedstawia swoje usługi jako alternatywę dla samodzielnego prowadzenia archiwum. W opisach wymienia porządkowanie zbiorów, dostęp do informacji i skanowanie dokumentów.^1,5
Przed decyzją trzeba osobno sprawdzić zakres prac, sposób udostępniania akt i koszt obsługi.

Rhenus Office Systems Poland: funkcje potwierdzone u producenta

Rhenus Office Systems Poland opisuje sortowanie dokumentacji na kategorie i utrzymywanie uporządkowanych zbiorów, które można rozszerzać.¹ Według dostawcy klienci mogą zarządzać dokumentacją i przeglądać swoje zasoby. Przytoczony opis nie określa czasu uzyskania takiego dostępu.¹
Rhenus podaje, że przesłanie skanu z archiwum zajmuje zwykle do 4 godzin, a dostarczenie oryginału w trybie standardowym – maksymalnie 48 godzin.⁶

Rhenus Office Systems Poland wymienia skanowanie ułatwiające dostęp do plików i technologię odzyskiwania dokumentów po zalaniu.⁵ Firma wskazuje centrum danych w Niemczech. Deklaruje, że spełnia ono wysokie wymagania bezpieczeństwa, lecz nie potwierdza tym zabezpieczeń w konkretnej umowie.⁵
Opublikowany certyfikat Rhenus ISO/IEC 27001:2022 dotyczył eksploatacji centrów danych w Niemczech. Wskazany okres jego ważności upłynął 1 lipca 2026 r.⁷

Rhenus Office Systems Poland: wycena przechowywania, obsługi i udostępniania

Wycena Rhenus Office Systems Poland powinna osobno ujmować przechowywanie, porządkowanie, skanowanie i udostępnianie akt. Przytoczony opis nie podaje stawek ani jednostek rozliczeniowych. Nie da się więc na jego podstawie obliczyć całkowitego kosztu.^1,5
W zapytaniu ofertowym warto określić wielkość zasobu, przewidywaną liczbę zamówień na akta i oczekiwany sposób dostarczania kopii.

Rhenus Office Systems Poland: dla jakiej firmy ma sens?

Rhenus Office Systems Poland może odpowiadać firmie, która chce zlecić porządkowanie rosnącego archiwum. Dostęp do skanów pozwoliłby jej rzadziej sięgać po papierowe akta. Dostawca przedstawia outsourcing archiwizacji jako sposób na ograniczenie pracy własnych pracowników. Deklaruje też ponad 25 lat doświadczenia w tej usłudze.^5,8

Rhenus Office Systems Poland wymaga dokładniejszego sprawdzenia, gdy firma potrzebuje ceny znanej z góry. To samo dotyczy umownego terminu dostępu do akt i warunków przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej. O wyborze powinna rozstrzygać oferta określająca te kwestie, nie ogólny opis usług.

ArchiDoc warto uwzględnić, gdy firma potrzebuje porządkowania dokumentacji, transportu i obsługi akt w postaci papierowej oraz elektronicznej. Dostawca przedstawia te czynności jako część zarządzania dokumentami.⁴
Zakres zlecenia i opłaty trzeba jednak ustalić dla konkretnego zasobu.

ArchiDoc: funkcje potwierdzone u producenta

ArchiDoc deklaruje porządkowanie dokumentacji oraz organizację transportu jednostkowego i masowego.⁴ W jednym z opisanych przedsięwzięć firma przejęła i zarejestrowała ponad 2 500 metrów bieżących dokumentacji z 18 lokalizacji. Te dane dotyczą tamtego przedsięwzięcia, a nie limitu usługi.⁴

ArchiDoc podaje także przykład procesu obejmującego około 6 000 dokumentów papierowych i elektronicznych miesięcznie. W tym samym opisie wskazuje pozyskanie około 120 000 metryk miesięcznie.⁴ Metryki są danymi opisującymi dokumenty i pomagają odnaleźć je w ewidencji. Firma deklaruje przestrzeganie przepisów i RODO, ale samo to nie potwierdza zgodności konkretnej usługi z prawem.⁴

ArchiDoc: wycena przechowywania, obsługi i udostępniania

ArchiDoc nie podaje w przytoczonych materiałach stawek potrzebnych do obliczenia kosztu przechowywania, obsługi i udostępniania akt. Opłaty za opisane usługi reguluje wewnętrzne zarządzenie prezesa zarządu spółki.⁹
Przy zamówieniach dotyczących przechowywanego zasobu pracownicy sprawdzają stan dokumentacji i możliwość realizacji. Wyceniają zamówienie w ciągu siedmiu dni od otrzymania zapytania; nie jest to deklarowany termin wydania akt.⁹ Regulamin ArchiDoc przewiduje od 7 do 30 dni roboczych na udostępnienie dokumentacji kadrowo-płacowej, zależnie od złożoności zamówienia.¹⁰

ArchiDoc: dla jakiej firmy ma sens?

ArchiDoc może odpowiadać firmie, która chce jednym zapytaniem objąć porządkowanie rozproszonych akt, transport i dalszą obsługę. Przedsięwzięcia opisane przez dostawcę pokazują, jak organizował takie prace. Nie określają jednak ceny ani warunków przyszłej umowy.⁴

ArchiDoc wymaga dalszych ustaleń, jeśli firma potrzebuje pełnego cennika lub umownego terminu udostępnienia akt. Trzeba też potwierdzić uprawnienia do przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej. Podstawą decyzji powinny być wycena i warunki odnoszące się do konkretnego zasobu.

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji to propozycja do sprawdzenia przez firmy szukające przechowawcy, który prowadzi własne archiwum zakładowe. Poczta Polska deklaruje takie doświadczenie oraz zaplecze magazynowe w kraju.¹¹
Opis zaplecza nie określa warunków przechowywania i udostępniania akt danego klienta. W opisie usługi Poczta Polska podaje, że ma około 25 tys. m² własnych powierzchni magazynowych.¹¹

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji: funkcje potwierdzone u producenta

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji opisuje przede wszystkim swoje zaplecze i doświadczenie archiwalne. Dostawca deklaruje około 25 tys. m² własnych powierzchni magazynowych oraz wsparcie blisko 30 wykwalifikowanych archiwistów.¹¹
Składnica akt, czyli miejsce przechowywania uporządkowanej dokumentacji, mieści się według Poczty Polskiej w jej kompleksie w Zabrzu.¹¹

Poczta Polska deklaruje, że jej pracownicy mają poświadczenia bezpieczeństwa zgodne z ustawą o ochronie informacji niejawnych. Podaje też, że wykonuje usługi zgodnie z przepisami.¹¹
Te deklaracje nie określają dostępu do akt klienta ani dostępności skanów na żądanie. Nie dowodzą również zgodności konkretnej umowy z prawem. Poświadczenie bezpieczeństwa zachowuje ważność przez 10 lat dla klauzuli „poufne”, 7 lat dla „tajne” i 5 lat dla „ściśle tajne”.¹²

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji: wycena przechowywania, obsługi i udostępniania

Wycena usługi Poczty Polskiej wymaga osobnego ustalenia kosztów przyjęcia, przechowywania i udostępniania dokumentacji. Przytoczony opis zaplecza nie podaje stawek, jednostek rozliczeniowych ani terminu wydania akt.¹¹
Oferta dotycząca konkretnego zasobu powinna obejmować również transport, sporządzanie kopii i zwrot dokumentacji.

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji: dla jakiej firmy ma sens?

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji może zainteresować firmę, która chce sprawdzić ofertę podmiotu prowadzącego własne archiwum zakładowe. Przed decyzją trzeba poznać zasady ewidencji, uprawnienia dostępu oraz sposób i czas udostępniania akt. Jeśli akta zawierają dane osobowe, art. 28 ust. 3 RODO wymaga określenia w umowie m.in. czasu, celu i rodzaju przetwarzania.¹³

Poczta Polska – archiwizacja dokumentacji nie powinna być wybierana wyłącznie na podstawie opisu zaplecza. Jest to szczególnie istotne, gdy firma potrzebuje skanowania na żądanie lub kosztu obsługi znanego z góry. Rozstrzyga szczegółowa oferta, nie wielkość magazynów.

DataBank pozostaje w zestawieniu jako opcja wymagająca sprawdzenia zakresu usługi. Dopiero wtedy będzie można porównać ją z ofertami przechowywania akt. Dostępna informacja wymienia tematy publikacji: DMS, OCR, automatyczną archiwizację i przechowywanie dokumentów w chmurze. Nie opisuje warunków konkretnej usługi.¹⁴

DataBank: funkcje potwierdzone u producenta

DataBank nie ma w przytoczonej informacji potwierdzonej usługi przechowywania akt, skanowania na żądanie ani udostępniania dokumentacji klienta. OCR oznacza rozpoznawanie tekstu ze skanu. Wzmianka o nim dotyczy tematu publikacji, a nie parametru oferty.¹⁴
Do porównania potrzebny jest opis archiwizacji papierowej i elektronicznej oferowanej klientom.

DataBank: wycena przechowywania, obsługi i udostępniania

Wycena DataBank wymaga oferty wskazującej jednostkę rozliczenia za przechowywanie oraz opłaty za obsługę akt i udostępnianie kopii. Przytoczona informacja nie zawiera cennika ani zasad naliczania tych kosztów.¹⁴
Bez takich danych nie da się porównać całkowitego kosztu z ofertami innych firm.

DataBank: dla jakiej firmy ma sens?

DataBank można uwzględnić podczas zbierania ofert, jeśli firma szuka połączenia archiwizacji z dostępem cyfrowym. Warunkiem dalszej oceny jest opis konkretnej usługi. Podmiot potrzebujący już teraz potwierdzonych warunków przechowywania lub wyceny nie powinien opierać decyzji na tematach publikacji. Liczą się zakres usługi i pisemne warunki jej wykonania.